Электронная приемка
С 1 января 2022 года электронная приемка касается всех заказчиков, которые проводят конкурентные закупки по закону 44-ФЗ. Учитывая, что от вас поступает много вопросов по электронной приемке, решила рассмотреть эти вопросы в данной статье.
Электронная приемка (электронное актирование) — это формирование и утверждение документов о приемке товара, работ или услуг с использованием функционала Единой информационной системы (ЕИС).
Начнем с того, что руководитель заказчика должен определить ответственных лиц за приемку и подписание документа о приемке, которые будут нести ответственность за исполнение возложенных функций.
В ЕИС у них будет статус «уполномоченное лицо». Данным уполномоченным лицам в личном кабинете заказчика передаются права — подписание документа о приемке разрешено с полномочиями:
- лицо, ответственное за оформление документа о приемке;
- лицо, ответственное за приемку товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг.
В качестве основания полномочий указывают, например, должностные обязанности или сведения о доверенности.
Заказчик вправе назначить разных людей ответственными за приемку. Например, одного человека за приемку оргтехники, другого – канцелярских товаров, третьего – продуктов питания и т.д.
Каждому сотруднику надо оформить ЭП в Казначействе или аккредитованных удостоверяющих центрах. Затем зарегистрировать в ЕИС в разделе «Администрирование».
Сотрудника, который проводит электронную приемку, определяет руководитель внутренним документом, например приказом. В приказе прописывают порядок, в котором взаимодействуют сотрудники, кто и за что отвечает. Руководитель наделяет полномочиями сотрудника, который принимает от поставщиков универсальный передаточный документ (УПД) и прикрепляет все документы в ЕИС. Ответственный сотрудник подписывает документы своей электронной подписью либо использует подпись руководителя. Право использовать подпись руководителя также нужно прописать в приказе.
Если для приемки назначили приемочную комиссию, члены комиссии подписывают в ЕИС документ, который получили от поставщика, усиленными электронными подписями. Либо комиссия подписывает мотивированный отказ, указывает причины. Затем документ подписывает специалист, который действует от имени заказчика.
Целесообразно утвердить положение о приемке по организации. В положении указать количество ответственных лиц, какие товары, работы, услуги они принимают, прописать детальный порядок приемки, учесть обязанность размещать сведения в ЕИС.
Проводить электронную приемку по контрактам с единственным поставщиком заказчик не должен. Исключение – малые закупки до 3 млн. руб. Электронная приемка проводится только по результатам электронных процедур. Закупка у единственного поставщика – не электронная процедура. Только закупки до 3 млн. руб. по пунктам 4 и 5 статьи 93 Закона № 44-ФЗ считают электронными.
Далее при исполнении контракта надо открыть контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС. Для этого надо зайти в реестр контрактов, найти нужный контракт на этапе «Исполнение». В контекстном меню контракта выбрать «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». В личном кабинете ЕИС поставщик увидит, что по контракту возможно создать электронный акт и счет-фактуру. Доступ заказчик открывает отдельно по каждому контракту.
Затем поставщик привозит товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.
Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. Часть информации подтянется из контракта, часть – поставщик заполнит сам. В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:
- Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.
- Универсальный передаточный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями – счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.
- Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.
К электронным документам можно приложить сканы дополнительных документов, которые предусмотрены контрактом. Когда контрагент подпишет электронный документ, заказчик увидит его в «Реестре документов об исполнении контрактов».
Поставщик не должен распечатывать электронный документ и привозить вместе с товаром, работами или услугами. Электронный документ заменяет бумажный.
Заказчик, чтобы подтвердить, что получил электронный документ от участника в ЕИС, формирует извещение о получении электронного акта в личном кабинете. Во вкладке «Реестры» кликает на «Реестр документов об исполнении контракта».
Система откроет список контрактов в виде таблицы. Надо найти контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». С помощью контекстного меню ответственный сотрудник подписывает и направляет поставщику извещение о получении электронного акта.
В срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта документа о приемке, заказчик осуществляет одно из следующих действий:
| а) подписывает в ЕИС усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, проект документа о приемке | б) формирует с использованием ЕИС, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, мотивированный отказ от подписания документа о приемке с указанием причин такого отказа |
Председатель приемочной комиссии, если он не является руководителем организации, должен подписывать документ после остальных членов приемочной комиссии, за исключением руководителя организации. Руководитель организации, входящий или не входящий в состав приемочной комиссии, всегда подписывает документ последним.
Председатель приемочной комиссии, являющийся одновременно руководителем организации, соответственно, подписывает документ последним, при наличии подписей остальных членов приемочной комиссии.
После того, как последний из списка подпишет документ, в реестре контрактов автоматически сформируется проект информации об исполнении контракта с вложенными документами.
Документ о приемке, мотивированный отказ от подписания документа о приемке не позднее 1 часа с момента подписания направляется автоматически с использованием ЕИС поставщику.
Датой поступления поставщику документа о приемке, мотивированного отказа от подписания документа о приемке считается дата размещения в соответствии с настоящим пунктом таких документов в ЕИС в соответствии с часовой зоной, в которой расположен поставщик.
Проект сведений об исполнении контракта для реестра контрактов система сформирует автоматически, его надо подписать и направить в реестр. Данные подтянутся из электронного приемочного документа. Это произойдет, когда все члены комиссии и заказчик подпишут документ о приемке. Если комиссию не создавали, достаточно только подписи заказчика.
Внесите сведения об электронной приемке в реестр контрактов в течение трех рабочих дней.
Алгоритм действий заказчика по электронной приемке:
- Настроить в ЕИС права заказчика
- Открыть поставщику доступ к приемке
- Получить электронный документ о приемке от поставщика
- Направить поставщику извещение о получении электронного акта
- Провести приемку результатов исполнения контракта
- Проверить и заполнить результаты приемки в ЕИС
- Подписать документ и направить поставщику
- Внести сведения о приемке в реестр контрактов (вносятся автоматически)
Желаю всем удачи!
31.01.2022
15 thoughts on “Электронная приемка”
Лариса Николаевна, добрый день! А. экспертиза товара -это и подразумевает подписание документов о приемке?
Светлана, добрый день! Если буквально читаем закон, то часть 3 статьи 94 содержит «..заказчик обязан провести экспертизу. Экспертиза результатов, предусмотренных контрактом, может проводиться заказчиком своими силами или к ее проведению могут привлекаться эксперты, экспертные организации..». Привлекать сторонних экспертов, это право, а не обязанность заказчика. По сути, экспертиза заказчика, это та же приемка, но проверяющие просят иногда документ, который называется «Экспертиза заказчика». Я считаю, что когда заказчик проводит экспертизу самостоятельно, составлять экспертное заключение не обязательно, достаточно оформить и подписать акт приемки. Но для спокойствия я бы в Положении о приемочной комиссии или другом локальном акте заказчика, связанным с приемкой записала бы, « экспертизой заказчика считается подпись ответственного лица (членов приемочной комиссии) на документе о приемке (название документа)….». Примерно так. Ведь заказчик не может быть экспертом, об этом говорит 41 статья часть 2 пункт 1 подпункт а). Думаю, я ответила на Ваш вопрос. Написала свое мнение.
Лариса Николаевна, добрый день! Я правильно поняла: по пунктам 29 и 32 ст. 93 44-ФЗ не требуется электронная приёмка?
Ольга, здравствуйте! Электронная приемка обязательна для всех контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч.13, ст.94 закона №44-ФЗ). Контракт по указанным Вами пунктам заключаются в бумажной форме без ЕИС. В закупках у ед. поставщика применяется электронная приемка только по части 12 статьи 93, когда закупается продукция в электронной форме по пунктам 4 и 5 части 1 ст. 93 до 3 млн. рублей.
Лариса Николаевна, здравствуйте! Можно обязанности по приёмке возложить только на руководителя организации? Или обязательно должен быть ещё один специалист чтобы подписывал документ перед руководителем?
Добрый день, Оксана! По моему отвечаю сразу Оксане, Наталье и Анне.
Можно. Кто именно должен проводить приемку, в Законе № 44-ФЗ не сказано. В части 6 статьи 94 прописано, что «По решению заказчика для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, результатов отдельного этапа исполнения контракта может создаваться приемочная комиссия, которая состоит не менее чем из пяти человек». Значит, заказчик самостоятельно решает создавать приемочную комиссию или возложить обязанности на ответственное лицо (или лица). Считаю, что должно быть решение на кого возложены эти обязанности. Ну, чтобы за приемку всей продукции отвечал руководитель, я не представляю такого (мое мнение). Здесь еще надо определить, кто отвечает за приемку продукции, а кто за оформление документов о приемке. Это может быть один человек, а могут быть разные люди. Простые товары, например, принимает например завхоз, а если сложная продукция, то приемочная комиссия. Решение за руководителем, но локальный акт по организации я считаю должен быть.
Спасибо большое!
Здравствуйте! Сам руководитель может подписывать документ о приемке, не наделяя никого данными полномочиями?
Здравствуйте, Наталья! Да, может. Подробнее смотрите ответ на вопрос Оксане, ваши вопросы практически одинаковые.
Лариса Николаевна, огромное Вам спасибо за такие подробные разъяснения! Успехов и здоровья Вам !!!
Спасибо, Динара!
Добрый день. Пожскажите пожалуйста, может ли директор школы не назначать ответственного, а принимать и подписывать электронную приемку своей ЭЦП?
Анна, здравствуйте! На аналогичный вопрос ответила Оксане (посмотрите ответ). Очень хочется с вами пообщаться голосом. Напишите на страницу Обратная связь (только не в комментариях, а прямо на страницу), я сообщу телефон, поговорим.
Добрый день! Осуществляется ли электронная приемке при строительстве объектов, когда предусмотрен строительный (надзор) контроль. На вебинаре на площадке РТС_тендер сказали , что приемка в этом случае лсуществляется на бумажных носителях. так ли это и какой нормативкой это подтверждается. Спасибо
Наталья, здравствуйте! Никаких нормативных документов, указанных в Вашем вопросе быть просто не может. Смотрим часть 13 статьи 94, где прописано про электронную приемку всех контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением обороны, безопасности и т.д).